CheckingPlan es un software para la gestión, planificación y monitorización de los servicios generales de uno o varios hospitales, complejos hospitalarios, centros de salud, y similares como aeropuertos, colegios, residencias, centros comerciales o complejos constructivos de uso público que por su naturaleza los servicios generales como los de limpieza o mantenimiento tengan una consideración especial.

El objetivo es la gestión y el seguimiento de las tareas o servicios periódicos de limpieza, higiene, mantenimiento, revisión de instalaciones, seguridad, jardinería, o incluso departamentos de atención al paciente, lo que hace que CheckingPlan sea una herramienta de gestión y monitorización de servicios global. CheckingPlan registra todos los servicios con su planificación, frecuencias y características, la trazabilidad de estos y de cada estancia mediante el registro de los partes de trabajo de la forma más automática y desasistida posible así como la elaboración de cuestionarios de calidad, seguimiento y revisión in-situ.

La aplicación CheckingPlan contempla grandes ventajas de parametrización por parte del usuario o administración para conseguir una mayor adaptación a cada caso concreto. La filosofía general de la aplicación gira alrededor de sus tres módulos principales que se corresponden con los 3 escenarios de trabajo posibles:

  • Oficina: para los técnicos o interlocutores.
  • Campo: para los encargados in-situ mediante PDAs o sistemas de presencia del personal.
  • Entorno WEB: para los gerentes y clientes desde donde hacer el seguimiento, visualizar los cuadros de mandos y los ratios estadísticos o KPIs.

ESTRUCTURACIÓN DEL CENTRO

CHECKING plan® dispone de múltiples opciones para clasificar la información, que facilitan la comprensión de esta, y su posterior análisis. Así el edificio o complejo constructivo susceptible del servicio se puede agrupar en una estructura padre hijo tan profunda como se necesite, e igualmente pueden ser varias el número de clasificaciones:

  • Zonas: Edificio, Planta, Ala, Control,...
  • Áreas: Maternidad, Urgencias, Hospitalización, Fisioterapia,...
  • Tipos de Estancias: Baños, Quirófanos, Despachos, Salas,...

Esta clasificación permite incluir otros criterios en cualquiera de los niveles como las Zonas clasificadas por Riesgo Alto, Medio o Bajo.

ÁMBITO

Asimismo se pueden asignar otros parámetros de agrupación, como los tipos de riesgo o sensibilidad a las estancias que permite ampliar la información y facilitar el posterior análisis a través de informes. También se puede utilizar como criterio para una intensidad de limpieza, restricción de acceso, etc. Con esta clasificación, a la hora de introducir en el sistema cada sitio o estancia, esta queda perfectamente definida dentro de los organigramas y estructura del grupo lo que permite una explotación y control de la información totalmente ajustada a las necesidades de cada momento.
Cada sitio o estancia, además, queda relacionado con un historial de todos los servicios de limpieza que se han prestado en el mismo o que tiene planificados.screen visor planos

A partir de la configuración anterior obtendremos el cuadrante de servicios donde se podrán observar:
• Las diferentes actividades planificadas con su fecha de ejecución y el estado de las mismas: Planificada, Ejecutada, Cancelada, etc., dentro de los posibles estados previamente configurados.
• Dentro de cada actividad se podrán ver las diferentes opciones, protocolos o tareas a llevar a cabo en cada actividad, así como los cuestionarios de calidad, valoración, o revisión de puntos asociados a cada servicio.
• Los servicios dentro del cuadrante indicaran el estado del servicio y otros datos a partir de colores e iconos en cada combinación.

Finalmente la información se visualiza en el cuadrante de planificación como programa de trabajo y se obtienen los partes de trabajo diarios.
Cada servicio se relaciona en el calendario y en su fecha concreta indicando a través de un color el estado del servicio para esa estancia conociendo también a través de la misma imagen si está pendiente, realizado, cancelado, planificado, etc.
La planificación al completo puede gestionarse desde una sola pantalla y, con un solo click, el usuario puede cambiar el estado de una estancia en un determinado día, introducir comentarios sobre un servicio, o simplemente cambiar el icono que indique un mensaje específico en ese servicio, estancia y día. 

Incidencias y servicios bajo demanda.

Todas las tareas que estipuladas o no sean requeridas fuera de su planificación habitual se clasifican en:
Incidencias Son aquellas que dejan constancia de una deficiencia y requieren de un seguimiento para la resolución del problema. Pueden relacionarse con un oficio o un responsable de la resolución y es posible asociarles una etiqueta que indique su prioridad.
Servicios bajo demanda Son todas las tareas requeridas fuera de su planificación habitual que son registradas pero no requieren seguimiento.

Entornos para alta de incidencia o solicitudes bajo demanda.

CHECKING plan permite dar de alta incidencias o solicitar servicios desde sus 3 escenarios:

  • Desde el BackOffice a los gestores de la contrata.
  • Desde el entorno de seguimiento, vía web al personal del cliente.
  • En el entorno de movilidad mediante los dispositivos de campo sean Apps móviles o los OnDemand Buttons.

Estos dispositivos de campo (botoneras o pantallas táctiles) se encuentran en las estancias que se estiman para solicitar servicios. Según se parametrice y configure cada dispositivo IoT puede solicitar una o varias tareas en tanto las Apps permiten configurar variables adicionales como tipos de tarea, estancia, EPI del trabajador, etc.

En los entornos de empleado y de usuario podemos ver según se configure:

  • Tareas realizadas y próximas con detalles.
  • Dar el alta de incidencias.

En el entorno de empleado puede además identificarse por código o password y cumplimentar registros, envíar informe y notificaciones, etc.
El usuario puede responder encuestas sobre el servicio del lugar, cuando es negativa se le consulta mediante un checklist el porqué de su valoración y se notifica a la plataforma.

Usos prácticos

¿Como usar CHECKINGplan® en un hospital cuando se dá de alta a un paciente?

01 El responsable del servicio de limpieza de un centro de salud recibe la notificación de que la habitación “X” procederá a ser desocupada en breve.
Entonces desde el BackOffice o terminal autorizado y según el cuadrante al que pertenezca la habitación o a la ruta del operario más oportuna, activa una demanda de tarea por “Alta de paciente” que se crea en un estado de “pendiente”.
02 El operario recibe una notificación en su dispostivo móvil mediante una alarma en la que se le solicita confirmar su lectura y disponibilidad para la realización del servicio.
El estado cambia a “tiempo estimado de respuesta” (ej: menos de 5 mintos... ). 
03 Según los tiempos de actuación preestablecidos el operario se dirige al sitio y mediante el escaneo de un tag NFG in situ informa del inicio de la tarea.
04 Una vez ejecutada la tarea el empleado completa en pantalla el formulario de informe con el procedimiento en formato de checklist y/o una guía adjunta que le permite cotejar con el nivel de detalle necesario cada acción desarrollada.
Ya completado dicho informe el estado de la tarea pasa a “completado”.
05 En el BackOffice se recibe el informe completo. Asentándose fecha y hora de la tarea, lugar del servicio, operario asignado, descripción de las tareas realizadas, tiempo de duración, incidencias detectadas, etc.

¿Como usar CHECKINGplan® en el traslado de pacientes dentro de un hospital? 

traslados pacientes01 En el cuadro de traslados, el operador, indica un Alta de Tarea de Traslado configura un tipo de servicio, lugar de origen, persona o activo a trasladar e indica el destino. Posteriormente asigna al personal responsable.
Por ejemplo desde el hall de acceso a la habitación numero 113 con el tipo de servicio “traslado internación paciente” Guardada la información en el BackOffice se genera una notificación que es enviada al Celador para ser ejecutada y se muestra en el panel la tarea creada en estado de “pendiente”.

 

02 El operario recibe una notificación en su dispostivo móvil mediante una alarma en la que se le solicita confirmar su lectura y disponibilidad para la realización del servicio.
Según los tiempos de actuación preestablecidos el operario se dirige al sitio e informa del inicio de la tarea.

 

03 Una vez ejecutada la tarea el empleado da aviso del procedimiento realizado. Completado así el estado de la tarea a “completado”.

 

04 En el BackOffice se recibe el informe completo. Asentándose los tiempos de creación de la tarea, envío, recepción, aceptacion y ejecución de las tareas, lugares del servicio, operario asignado, descripción, tiempo de duración, observaciones e incidencias, etc.

¿Como usar CHECKINGplan® para monitorizar tareas de recogida y reparto del servicio de lavandería?

Eslabón fundamental en el sistema mantenimiento y sostenibilidad de un centro de salud, el servicio de lavandería implica la desinfección de todo tipo de ropas como sábanas, toallas, batas de pacientes, uniformes del personal, etcétera.
La versatilidad de CHECKINGplan® se evidencia en el detallado trazado de actividades en procesos de recogida y reparto. 

01 Mientras el BackOffice crea y optimiza las rutas de recogida, la App de Operario proporciona la información in situ que la plataforma requiere. La actividad comienza identificando la estancia donde se recoge material para desinfectar mediante el escaneo de un TAG NFC fijo al acudir a realizar la tarea.

02. Se recibe automáticamente en la App un formulario donde indicar tipos de ropa recogida, cantidad, observaciones, etcétera. Este formulario acompaña el proceso de identificación, embolsado y estibamiento para traslado.
Introducidos los datos finales (nº de bolsas, pesaje, etcétera.) se confirma y envía la información a CHECKINGplan®.

03. Las prendas se transportan a lavandería, indicando fecha y hora de salida. (Solicite más información por trazabilidad de actividades.)

04. Para el retorno a los almacenes, se usa una metodología similar. Ahora indicándo en la App de Operario que va a realizar una reposición de lencería lee el TAG NFC del almacén para identificarlo. Recibe el formulario y anota tipos y cantidades de prendas, observaciones e incidencias, y firma el parte del servicio. para establecer un registro de inventario provisional.

05 En el BackOffice se recibe el informe completo. Asentándose fecha, hora y lugar de la tarea, operario asignado, detalle de la actuación, tiempo de duración, incidencias detectadas, etc.

Sobre Inventarios
El operario indica que va realizar un inventario, lee el TAG NFC para identificar el lugar. Se habilita el formulario y anota cantidades, clasificación de prendas, etcétera.
Apunta observaciones y/o incidencias y firma el parte del servicio.

¿Como usar CHECKINGplan® para la gestión de residuos biosanitarios?

Eslabón fundamental en el mantenimiento y la sostenibilidad de un centro de salud, el servicio de gestión de residuos, incluidos los de origen biosanitario o patógeno, implica un control preciso de la manipulación que reciben.
La adaptabilidad de CHECKINGplan® se evidencia en la monitorización precisa del servicio identificando estancias, contenedores, peso, volumen, composición, etc.

residuos hospitalarios

Esquema de trabajo
01 Relación de estancias con contenedores
Luego de parametrizar en el BackOffice la trazabilidad de actividades y optimizar las rutas de recogida, la App del Operario proporciona la información in situ que CHECKINGplan® requiere.

02 Recogida de residuos
El operario traslada los residuos de una determinada estancia, lee el código de la estancia y seguidamente el del contenedor. Rellena en el cuestionario predefinido el tipo de residuo, peligrosidad, etc. y se envían los datos al sistema.

03 Traslado, pesaje y etiquetado
El contenedor llega a la zona de expedición cuando es identificado por la lectura de su código, se pesa y se envía la información a CHECKINGplan®.
Sumada a toda la información ya relevada la App genera las etiquetas correspondientes que se envían a la impresora para ser inmediatamente pegadas en el contenedor a trasladar y preparándolos para la expedición a la planta de tratamiento.

04 Generación de informes
En el BackOffice se recibe el informe completo. Asentándose fecha, hora y lugar de la tarea, operario asignado, detalle de la actuación, tiempo de duración, incidencias detectadas, expedición, etc. Con ellos CHECKINGplan® genera informes
automáticos y/o personalizados con toda la trazabilidad.

¿Como usar CHECKINGplan® para monitorizar cuadros eléctricos?

cuadros electricosEl encargado de mantenimientos en su recorrido llega a la estancia donde se encuentran los cuadros electricos, cada panel cuenta con un Tag NFC que procede a identificar.
Una vez escaneado se identificica el equipo y se activa el protocolo adecuado correspondiente.cuadros electricos app
El responsable completa los listados de comprobación y fotografía con el dispositivo que cuenta con la app de CHECKINGplan, este se encarga de detectar la temperatura de la imagen. La aplicación identifica los problemas técnicos basandose en el color de la termografía y genera el parte de trabajo correspondiente. Esta información es enviada a la plataforma que analiza la existencia de anomalias y determina el procedimiento correspondiente.
Alta de incidencia, solicitud de servicio, etc.