Facility Services

CheckingPlan es un plataforma para la gestión, planificación y monitorización de los servicios generales en el sector del Facility Services & Management, de uno o varios edificios como Hospitales, Aeropuertos, Ayuntamientos, Centro educativos, estructuras administrativas, o complejos cons­tructivos de uso público que por su naturaleza los servicios generales como los de limpieza o mantenimiento tengan una consi­deración especial.

El objetivo es la gestión y el seguimiento de las tareas o servicios periódicos de limpieza, higiene, mantenimiento, revisión de instalaciones, seguridad, jardinería, o incluso depar­tamentos de atención al usuario, lo que hace que CheckingPlan pueda ser una herramienta de gestión y monitorización de servicios global. CheckingPlan registra todos los servicios con su planificación, frecuencias y características, la trazabilidad de estos y de cada estancia mediante el registro de los partes de trabajo de la forma más automática y desasistida posible así como la elaboración de cuestionarios de calidad, seguimiento y revisión in-situ

Modulos principales

La aplicación CheckingPlan contempla grandes ventajas de parametrización por parte del usuario o administración para conseguir una mayor adaptación a cada caso concreto. La filosofía general de la aplicación gira alrededor de sus tres módulos principales que se corresponden con los 3 escenarios de trabajo posibles:

Oficina: para los técnicos o interlocutores.

Campo: para los encargados in-situ mediante PDAs o sistemas de presencia del personal.

Entorno para terceros: para los gerentes y clientes desde donde hacer el seguimiento, visualizar los cuadros de mandos y los ratios estadísticos o KPIs.

 

Planificación de los servicios

Desde CheckingPlan vamos a gestionar y configurar los diferentes tipos de servicios que existan en el contrato o sean susceptibles de gestión y seguimiento, indicando entre otros puntos, los protocolos y los materiales utilizados para los servicios de limpieza definiendo su uso según el tipo de servicio:

Dispondremos para cada tipo de servicio, de planificaciones y frecuencias diferentes en función de la zona, la época del año, el día de la semana, la hora de ejecución, etc., indicándose entre otros los siguientes puntos:

  • su planificación, automática o manual,
  • el momento en el que se realizan (días de la semana, horario,…),
  • duración,
  • capacidad,
  • protocolo de trabajo,…

Además, el calendario laboral permite tener en cuenta aquellos días festivos a la hora de llevar a cabo una planificación no asignando servicios en estos días, si el tipo de servicio requiere ser ejecutado en día laboral.festivos

tipo de servicios

Adicionalmente también valora a la hora de hacer la planificación, la ruta de paso y todas las circunstancias en las que pueden llevarse a cabo, permitiendo que un servicio pueda superponerse a otro o reemplazarlo si están dentro de un rango de fechas coincidente (Por ejemplo: limpieza Anual superponerse con la Mensual).

Los diferentes Tipos de Servicios o tareas a desempeñar, estarán relacionados, a través de una figura denominada “asociaciones” con las diferentes Zonas, Áreas, Tipos de estancias, … del complejo constructivo, con el objetivo de poder establecer frecuencias o protocolos de trabajo diferentes en función de estos parámetros.

A partir de la configuración anterior obtendremos el cuadrante de planificación donde se podrán observar:

  • Las diferentes actividades planificadas con su fecha de ejecución y el estado de las mismas: Planificada, Ejecutada, Cancelada, etc., dentro de los posibles estados previamente configurados.
  • Dentro de cada actividad se podrán ver las diferentes opciones, protocolos o tareas a llevar a cabo en cada actividad, así como los cuestionarios de calidad, valoración, o revisión de puntos asociados a cada servicio.
  • Los servicios dentro del cuadrante indicaran el estado del servicio y otros datos a partir de colores e iconos en cada combinación.

screen cuadrantesFinalmente la información se visualiza en el cuadrante de planificación como programa de trabajo y se obtienen los partes de trabajo diarios.

Cada servicio se relaciona en el calendario y en su fecha concreta indicando a través de un color el estado del servicio para esa estancia conociendo también a través de la misma imagen si está pendiente, realizado, cancelado, planificado, etc.

La planificación al completo puede gestionarse desde una sola pantalla y, con un solo click, el usuario puede cambiar el estado de una estancia en un determinado día, introducir comentarios sobre un servicio, o simplemente cambiar el icono que indique un mensaje específico en ese servicio, estancia y día.

Por último, la planificación de la información puede visualizarse en su conjunto o filtrada en función de la estructura que se haya definido inicialmente para todas las estancias.

El cuadrante nos dará la mayor información posible de un solo vistazo, gracias al juego de colores e iconos con el que puede ser configurado.

El color de fondo determinará el estado del servicio: Amarillo: planificado, Rojo: cancelado, Verde: Limpieza ejecutada…

El icono marcará el tipo de servicio planificado para cada día.

prog de servicios

Una vez configurados los servicios, el programa permite una planificación automática en función de frecuencias, características y relaciones con una u otra zona, o bien que el cuadrante se realice de una forma manual para otro tipo de servicios diferentes.

Esta planificación puede ser modificada o confirmada en cualquier momento por el usuario responsable de la misma y mantiene toda la relación de estancias propias del servicio, perfectamente clasificadas, detallando el histórico de actividades y servicios que se han llevado a cabo en cada una y su estado.