Tareas y Formularios

Checking Plan es una herramienta integral que facilita y optimiza la gestión, información y procesos en el trabajo.

Esta aplicación te permite administrar tareas y proyectos diarios de tu empresa e integrarlos con las acciones de cada uno de tus empleados. Te permite tenerlo todo sincronizado en tiempo real, además nos permite una conexión tanto online como offline para que nuestros datos siempre estén disponibles.

Todos los servicios quedarán registrados y por tan solo 9.95 €/mes por app

Generador y diseñador de informes
Nos permite gestionar y realizar informes que se crean a partir de la información que hemos recogido a través de la aplicación. Bussines Intelligence integrado para el diseño y generación de formularios impresos, informes de listado, cubos Olap, dashboard e informes basados en plantillas Word. Permite al usuario modificar y hacer sus propias consultas SQL, visualizar la información en formato gráfico y configurar envíos automáticos.
Existe un entorno para la visualización de los datos por parte de los usuarios finales, así como una gestión de roles para que éstos puedan tener acceso sólo a datos a los que estén autorizados. El gestor de ficheros tanto para el almacenaje como para intercambio con clientes y usuarios de actas de reunión, facturas, manuales, documentación administrativa del contrato etc...
Igualmente el nivel de acceso a cada carpeta y fichero se establece a partir de la gestión de roles y usuarios del sistema,

 

Notificaciones automáticas
La aplicación tiene la opción del envío de notificaciones automáticas para automatizar los procesos y hacerlos menos dependientes de la intervención humana.
A través del gestor de notificaciones el usuario administrador de la cuente puede configurar notificaciones de eventos o alarmas cuando se registra un determinado dato o cuando no se ha registrado un dato que era esperado, quedando registro de las notificaciones automáticas realizadas. Estas notificaciones son principalmente enviadas por e-mail.
Identificación de sitios por TAG NFC
La aplicación nos permite mediante la lectura de TAG NFC el registro de la entrada y de la salida de un lugar o también darnos información relevante sobre nuetsras tareas en esa ubicación o lanzarnos un check-list sobre dicho sitio.
Captura de firmas y fotografías 
La aplicación nos permite capturar imágenes tanto para los servicios que se están realizando como para las incidencias. También nos permite recoger la firma del cliente o de la persona encargada para los servicios que se van a realizar. De esta forma se puede tener constancia del acorde con el servicio prestado.
Visualización de documentos adjuntos
Otra funcionalidad es que la aplicación permite la inclusión de documentos o archivos adjuntos. Como por ejemplo, protocolos de trabajo o manuales de instrucciones, que luego pueden ser visualizados a través del dispositivo móvil, facilitando así la ejecución de la tarea.
Geolocalización de tareas
La plataforma nos permite incluir la posición o coordenadas GPS cuando se registra un servicio. De esta manera si los sitios donde se tienen que efectuar un servicio, tienen configuradas las coordenadas, se puede mediar la distancia de la posición real respecto a la teórica donde se tiene que realizar el servicio.

 

Checkingplan cuenta con un back-office de escritorio que nos permite diseñar los check-list, estableciendo diferentes formatos de preguntas y respuestas; y sincronizéndolo todo en tiempo real.

Planificación de Tareas

Planificación y gestión de las tareas

Podrás planificar las tareas de tus empleados, quedando todos los servicios registrados en la nube. Además te permite planificar según la frecuencia, el tipo de empleado, zonas y fechas. Y asignar las tareas a los diferentes empleados, sincronizandolo en tiempo real con la aplicación.

CheckingPlan es un plataforma para la gestión, planificación y monitorización de los servicios generales en el sector del Facility Services & Management, de uno o varios edificios como Hospitales, Aeropuertos, Ayuntamientos, Centro educativos, estructuras administrativas, o complejos cons­tructivos de uso público que por su naturaleza los servicios generales como los de limpieza o mantenimiento tengan una consi­deración especial.

El objetivo es la gestión y el seguimiento de las tareas o servicios periódicos de limpieza, higiene, mantenimiento, revisión de instalaciones, seguridad, jardinería, o incluso depar­tamentos de atención al usuario, lo que hace que CheckingPlan pueda ser una herramienta de gestión y monitorización de servicios global. CheckingPlan registra todos los servicios con su planificación, frecuencias y características, la trazabilidad de estos y de cada estancia mediante el registro de los partes de trabajo de la forma más automática y desasistida posible así como la elaboración de cuestionarios de calidad, seguimiento y revisión in-situ

Modulos principales

La aplicación CheckingPlan contempla grandes ventajas de parametrización por parte del usuario o administración para conseguir una mayor adaptación a cada caso concreto. La filosofía general de la aplicación gira alrededor de sus tres módulos principales que se corresponden con los 3 escenarios de trabajo posibles:

Oficina: para los técnicos o interlocutores.

Campo: para los encargados in-situ mediante PDAs o sistemas de presencia del personal.

Entorno para terceros: para los gerentes y clientes desde donde hacer el seguimiento, visualizar los cuadros de mandos y los ratios estadísticos o KPIs.

 

Planificación de los servicios

Desde CheckingPlan vamos a gestionar y configurar los diferentes tipos de servicios que existan en el contrato o sean susceptibles de gestión y seguimiento, indicando entre otros puntos, los protocolos y los materiales utilizados para los servicios de limpieza definiendo su uso según el tipo de servicio:

Dispondremos para cada tipo de servicio, de planificaciones y frecuencias diferentes en función de la zona, la época del año, el día de la semana, la hora de ejecución, etc., indicándose entre otros los siguientes puntos:

  • su planificación, automática o manual,
  • el momento en el que se realizan (días de la semana, horario,…),
  • duración,
  • capacidad,
  • protocolo de trabajo,…

Además, el calendario laboral permite tener en cuenta aquellos días festivos a la hora de llevar a cabo una planificación no asignando servicios en estos días, si el tipo de servicio requiere ser ejecutado en día laboral.

Adicionalmente también valora a la hora de hacer la planificación, la ruta de paso y todas las circunstancias en las que pueden llevarse a cabo, permitiendo que un servicio pueda superponerse a otro o reemplazarlo si están dentro de un rango de fechas coincidente (Por ejemplo: limpieza Anual superponerse con la Mensual).

Los diferentes Tipos de Servicios o tareas a desempeñar, estarán relacionados, a través de una figura denominada “asociaciones” con las diferentes Zonas, Áreas, Tipos de estancias, … del complejo constructivo, con el objetivo de poder establecer frecuencias o protocolos de trabajo diferentes en función de estos parámetros.

A partir de la configuración anterior obtendremos el cuadrante de planificación donde se podrán observar:

  • Las diferentes actividades planificadas con su fecha de ejecución y el estado de las mismas: Planificada, Ejecutada, Cancelada, etc., dentro de los posibles estados previamente configurados.
  • Dentro de cada actividad se podrán ver las diferentes opciones, protocolos o tareas a llevar a cabo en cada actividad, así como los cuestionarios de calidad, valoración, o revisión de puntos asociados a cada servicio.
  • Los servicios dentro del cuadrante indicaran el estado del servicio y otros datos a partir de colores e iconos en cada combinación.

Finalmente la información se visualiza en el cuadrante de planificación como programa de trabajo y se obtienen los partes de trabajo diarios.

Cada servicio se relaciona en el calendario y en su fecha concreta indicando a través de un color el estado del servicio para esa estancia conociendo también a través de la misma imagen si está pendiente, realizado, cancelado, planificado, etc.

La planificación al completo puede gestionarse desde una sola pantalla y, con un solo click, el usuario puede cambiar el estado de una estancia en un determinado día, introducir comentarios sobre un servicio, o simplemente cambiar el icono que indique un mensaje específico en ese servicio, estancia y día.

Por último, la planificación de la información puede visualizarse en su conjunto o filtrada en función de la estructura que se haya definido inicialmente para todas las estancias.

El cuadrante nos dará la mayor información posible de un solo vistazo, gracias al juego de colores e iconos con el que puede ser configurado.

El color de fondo determinará el estado del servicio: Amarillo: planificado, Rojo: cancelado, Verde: Limpieza ejecutada…

El icono marcará el tipo de servicio planificado para cada día.

Una vez configurados los servicios, el programa permite una planificación automática en función de frecuencias, características y relaciones con una u otra zona, o bien que el cuadrante se realice de una forma manual para otro tipo de servicios diferentes.

Esta planificación puede ser modificada o confirmada en cualquier momento por el usuario responsable de la misma y mantiene toda la relación de estancias propias del servicio, perfectamente clasificadas, detallando el histórico de actividades y servicios que se han llevado a cabo en cada una y su estado.