Mail Services Management in Public Spaces and Buildings

CHECKINGplan®

Gestión de servicios de paquetería y cartería en espacios y edificios públicos

CHECKINGplan® monitoriza y registra todos los hitos en la entrega de correspondencia y paquetería realizando informes personalizados con los detalles necesarios para ser comprendidos desde el ámbito organizativo, facilitando la optimización y el estudio de tiempos de demora o extravíos.

Plataforma 100% versátil

  • Plataforma versátil y adaptable a todo tipo de escenarios para el registro de entradas y entregas, buzones, repartos, operarios, pausas en recorridos y salidas de trabajadores.
  • Cuestionarios de condicionales, listados de verificación o Check-lists para el registro de todos los campos obligados en el reparto.
  • Adicionalmente un amplio catálogo de hardware accesorio para la localización de flotas, personas o equipos registra de manera desatendida el recorrido y la ubicación de cada recurso en tiempo real, manteniendo control sobre posibles demoras en condiciones diversas, indoors / outdoors y en cualquier situación de movilidad

Funcionamiento

La gestión de la correspondencia funciona de la siguiente manera:

1.

Se entrega la correspondencia en la estafeta del edificio, el receptor registra y da de alta un nuevo reparto en el gestor de Cartería indicando fecha, cantidad, tipo de paquete, etc.

2.

Se sella la correspondencia con los datos de recogida y se asocia un tracking interno que asegurará los movimientos posteriores.

3.

Una vez que central/estafeta ha recibido la solicitud de recogida, llaman al transportista para que vayan a recoger dicho paquete.

Localización

Cada reparto tiene movimientos asociados a las operaciones entre la estafeta, terminales, sitios,  transportistas y destinatarios.

Monitorización en tiempo real

La integración con sistemas de geolocalización  satelital GPS o sensorización indoor automatizan las tareas de registro.

Parametrización

CheckingPlan parametriza todas las variables intervinientes en cada expedición incluyendo: 

  • Correspondencia: se extiende tanto como sea necesaria pudiéndose dar de alta una nueva categoría cuando se necesita, los tipos más comunes predefinidos son burofax, certificados, telegrama, correo interno, paquetería etc…
  • Lugar: edificio, planta, complejos de oficinas, estructura escalable según necesidades del proyecto. 
  • Remitentes y destinatarios: registro de remitentes y destinatarios, internos y externos. Alta, baja, edición y descatalogación de los mismos. La ficha permite con todos los datos identificativos agregar fotos y un apartado de observaciones.
  • El apartado de transportistas carga los datos de fotografía e historial de tareas e incidencias asociadas al mismo.
  • Tipo de mensaje o categoría de cada envío: 
    •  Llegada/salida de la estafeta o mailroom
    •  Entrega/recogida interna.
    •  Llegada/salida de un punto de paquetería.
    •  Recogida/entrega a un transportista.
Funcionalidades
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Funcionalidades destacadas

CONTROL DE PROCESOS
Gestión de correspondencia externa

Gestión de correspondencia externa

CheckingPlan controla las entregas y recogidas de correspondencia que proceden de un remitente o se dirigen a un destinatario externo, de fuera del edificio, un servicio brindado por agencias de transporte de terceros.

Entrega externa

La correspondencia es entregada al transportista y esta sale del edificio para su posterior entrega al remitente.

Recogida externa

La correspondencia llega al edificio a través del transportista y el operario de estafeta gestiona su llegada a destino.

Los movimientos asociados al reparto aseguran la trazabilidad del paquete por los distintos intermediarios. El etiquetado y la codificación de cada envío permite la correcta trazabilidad de los envíos.

Rutas de cartería y tracking

Rutas de cartería y tracking

La plataforma permite diseñar las rutas de reparto y recogida, estimar frecuencias y asignar tiempos a cada ruta pudiendo establecer avisos por retrasos al centro de control por vía SMS, email, etc…

Las rutas pueden diferenciarse por tipo de servicio reparto, recogida o mixto.

La planificación considera los periodos de paso por cada punto, días de la semana, los festivos y horarios y las posibles restricciones.

Los registros de salida, llegada, visitas a los puntos de entrega y recogida están disponibles en tiempo real y posteriormente son parte del informe de jornada.

TIEMPOS DE RECORRIDO

Los tiempos de las ruta son previstos en relación a los puntos de entrega, recogida y el margen de retraso estimado. El visor cartográfico permite programar las rutas en función del período o día, para períodos vacacionales o festivos.

OPTIMIZACIÓN DE RECORRIDOS

La plataforma ofrece la gestión simultánea de paquetería en puntos cercanos para la optimización de recorridos y desplazamientos. Dentro de la ronda de entrega, el operario puede recoger correspondencia dentro del edificio.

TRACKING

El código de envío o tracking interno permite identificar el envío con todas sus variables y movimientos en todas sus fases reconociendo quién y cuándo hizo el reparto y el punto.

Solicitud de recogida

Solicitud online de recogida

La plataforma permite solicitar online el retiro de envíos, especialmente para correspondencia y paquetería, que precisa de la recogida en mano.

  • En la solicitud indicará remitente, número de bultos, tipo de paquete, cantidad, destinatario, tracking externo, etc.
  • Automáticamente según la naturaleza del envío se puede asignar un transportista especializado o por disponibilidad. 
  • Desde este entorno se consulta el seguimiento introduciendo el código de envío.
  • En el seguimiento se mostrarán los movimientos que ha realizado el envío, cuando llegó, quién lo repartió, punto de origen y de destino, etc.
Gestión de incidencias

Gestión de incidencias

CheckingPlan gestiona el proceso de resolución de incidencias. Los tipos de incidencia se organizan en relación al punto dentro del proceso de entrega, indicándose si es para dar inicio a su solución o para dejar registro sin llevar a cabo ninguna acción adicional.

Incidencia en transporte, ante rechazo de traslado por parte del transportista usando la app de Campo el paquete sigue pendiente de recogida para activar un protocolo de identificación del problema.

 

HISTORIAL DE OPERACIONES DE  TRANSPORTE

Desde la ficha de Transportista podemos ver una lista completa de los servicios realizados por el mismo.

Apps de campo para la gestión de entrega

Apps de campo para la gestión de entrega

La app de campo permite la identificación automática de correspondencia mediante la lectura de etiquetas con códigos de barra.

El mensajero lleva consigo un smartphone con la app de campo de CheckingPlan para agilizar y facilitar la entrega incluyendo los partes de entrega y recogida.

LECTURA DE ETIQUETAS DE CORRESPONDENCIA

Los datos de la correspondencia se registran con la lectura del código de barras impreso en la etiqueta. CheckingPlan lee este códigos para reconocer todas los datos relevantes.

PARTES DE ENVÍO

Estos partes o tickets son posteriormente enviados al administrador y al usuario correspondiente en formato PDF y subidos a un entorno web, estos partes registran:

Punto de entrega o recepción

Fecha y hora de la operación

Tipo de paquete

carta, burofax, paquete, etc.

Registro de firma

la plataforma registra la firma del receptor y la incluye en el parte de envío

Fotografía

ante eventual desperfecto en bultos de entrega puede adjuntar y asociar fotos a la tarea de recogida o entrega.

Localización

el registro de geolocalización GPS o indoor para verificar el punto en el recorrido.

Las firmas y fotos son guardadas en el sistema y adjuntadas para su consulta en la ficha del servicio e informe de la tarea.

Cartería en centros distribuidos

Cartería en centros distribuidos

La plataforma permite gestionar indistintamente uno o varios edificios o centros distribuidos más allá de las distancias entre ellos.

PUNTOS DE CARTERÍA Y VALIJA

  • La gestión de recorridos posibilita el envío de múltiples paquetes entre edificios y la trazabilidad constante de toda la paquetería, incluso cuando se centralice la entrega de correspondencia a transportistas externos, en uno o varios de estos edificios.
  • En  los edificios se  recogen paquetes de cada sitio/casillero para enviar externamente y  se agrupan  en una el punto de carteria Valija.
  • El edificio desde el que se centralizan envios, recibe   la valija , comprueba todos los paquetes , depositandolos en estafeta para con el Software gestionar la entrega a Transportistas externos. 

CONTROL DE COSTES

Analítica de costes por envío considerando tipo de paquete y el servicio de Transportista seleccionado o indicando rangos por características del reparto.

FACTURACIÓN ANALÍTICA

Dispone de un módulo para configurar las tarifas para los transportistas, con rangos de fechas y precios por peso y medidas. Asignación de costes al reparto en función de tipologías o de manera personalizada.

HISTORIAL DE OPERACIONES DE TRANSPORTE

Desde la ficha de transportista, se visualiza una lista completa de los servicios realizados por el mismo.

FLUJO DE TAREAS

Incidencia en transporte, ante rechazo de traslado por parte del transportista usando la app de campo el paquete sigue pendiente de recogida para activar un protocolo de identificación del problema.

INTELIGENCIA DE NEGOCIO
Monitorización e informes

Monitorización e informes

CheckingPlan confecciona informes transparentes que pueden ser visualizados en el mismo entorno o ser enviados vía email a todos los interesados.

CUADRANTE DE SERVICIOS

CheckingPlan permite la trazabilidad en tiempo real de la situación de un reparto  y registro de estados de los repartos. Detalle de sitios y clientes, filtros de búsqueda, código de color para estados de la tarea. Orden por día, cliente. Calendario de días festivos.

Seguimiento de envíos desde el BackOffice con informes periódicos (diario, mensual, trimestral…) automáticos o bajo demanda.

Diseñador de informes con plantillas, Cubos Olap, Grid dinámico, etc. Exportable a xls, pdf, xml, etc.

 

INFORMES 100% PERSONALIZADOS

La explotación de datos se genera desde el Bussines Intelligence ReporTec y ReporTec/WEB, incluidos en CHECKINGplan, lo que permite la consulta de diferentes grids, cubos olap, dashboards y cuadros de mando.

CHECKINGplan® es la solución que está buscando

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