CHECKINGplan®

Gestión de activos inmobiliarios

Una plataforma avanzada para la estructuración de espacios que posibilita la gestión individual o grupal e indoor/outdoor en construcciones y complejos edilicios de toda índole. 

CHECKINGplan® es la herramienta idónea para la gestión de servicios de Facility Management, permite monitorizar y responder, en tiempo real, a demandas de tareas de limpieza, mantenimiento y seguridad generando informes automatizados para la optimización de procesos.

Plataforma gestión activos inmobiliarios

Estructuración ilimitada de los activos

Los activos inmobiliarios se pueden agrupar en una estructura padre-hijo tan profunda como se necesite, disponiendo al menos de las siguientes clasificaciones:

  • Zona: establecidas en base a criterio físico de ordenación (provincia, promoción, manzana). 
  • Área: determinadas por un criterio funcional o departamental (residencial, industrial, comercial, etc.).
  • Sitio: clasificación determinada por el uso (casetas de mantenimiento, vivienda, trasteros, naves, etc.).
  • Ámbito: otros parámetros de agrupación como tipos de requerimiento, criterios para tipos de tareas, restricción de accesos
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Funcionalidades destacadas

Funcionalidades
GESTIÓN DE ACTIVOS
Saneamiento documental

Saneamiento documental técnico-jurídico de cada inmueble

CHECKINGplan permite recopilar para cada activo inmobiliario toda la documentación asociada al mismo en su ficha de activo.

Gestionar un directorio de documentación de cada activo puede resultar tedioso y difícil de mantener organizado, sobre todo cuando se utilizan herramientas colaborativas como Dropbox, Drive, OneDrive, etc. en las que múltiples personas suben/descargan documentos y crean/eliminan directorios constantemente. La plataforma guarda la documentación de cada activo en su propia ficha. Una forma organizada y estructurada para encontrar rápidamente cualquier documento asociado al activo y/o identificar los documentos pendientes. Permite subir/descargar documentos desde el backoffice en cualquier formato. Además se pueden definir los tipos de documentos necesarios según el tipo de activo, controlar los pendientes de recopilar, notificar si hay documentos que caducan en breve, etc.

Visitas comerciales

Visitas comerciales y de los APIs

Asignación de visitas

Cada comercial propio o agente colaborador puede tener su propio usuario en CHECKINGplan. Desde el backoffice se puede solicitar o programar visitas a cada comercial o agente colaborador para que sean quienes programen la agenda con el cliente final. Los comerciales verán en la aplicación móvil las visitas.

Registro y control de visitas

Desde la app los comerciales reportan las visitas comerciales realizadas rellenando un cuestionario en la propia app (incluso con toma de fotografías o notas de voz) una vez ha finalizado la visita, de forma que automáticamente el sistema comprueba la posición GPS del usuario.

Cada visita queda registrada y asociada al activo inmobiliario en cuestión, resultando muy fácil visualizar la actividad comercial que tiene el inmueble e identificar los inmuebles con mayor dificultad de venta para plantear nuevas visitas.

Gestión de llaves

Gestión de llaves, trazado de actividades, incidencias y ficha

Uno de los principales problemas en la gestión de activos suele ser el control de llaveros, especialmente cuando se trabaja con un elevado número de activos para cuya gestión participan múltiples agentes colaboradores.

La funcionalidad de gestión de llaves de CHECKINGplan ofrece un control absoluto de las llaves gracias a la trazabilidad de las actividades que se realizan sobre el inmueble, de forma que es posible saber de forma individual para cada activo qué persona realizó la última actividad sobre el mismo y cuándo la realizó. Cada inmueble tiene una ficha de llaves propia en la que se pueden almacenar datos como custodio, disponibilidad y registro de llaves que se tienen del inmueble. Desde el módulo de incidencias se pueden dar de alta incidencias acerca de las llaves, como robo, pérdida, y otros.

Gestión de incidencias

Gestión de incidencias, envío a proveedores y seguimiento

Este módulo permite crear, gestionar y hacer un seguimiento de todas las incidencias relacionadas con un servicio prestado. Tanto el propio cliente como la empresa contratista pueden abrir incidencias desde los tres entornos operacionales de CHECKINGplan: Backoffice, Entorno Web, App móvil. Desde la apertura de la incidencia hasta su cierre la plataforma traza todas las tareas y pasos asociados para así garantizar su integridad y posterior evaluación mediante informes.

Tipos de incidencia, configuración, estados e informes

El módulo de seguimiento de Incidencias permite múltiples posibilidades de clasificación y configuración de las incidencias para adaptarse a las necesidades de cada cliente, tipo de servicio y entorno de trabajo, pudiendo configurar tipologías, estados y plazos para su resolución. Además, permite la extracción de informes de seguimiento de grupos de incidencias según su tipo y estado.

MANTENIMIENTO
Visitas de inspección

Visitas de inspección a los activos inmuebles

En las visitas de inspección y seguimiento de calidad, el operario que realiza dicho servicio utiliza la app de campo de CHECKINGplan instalada en un smartphone para realizar los controles pertinentes. Estas inspecciones pueden variar desde el control de una actividad realizada sobre el inmueble, hasta controlar el estado de conservación de los diferentes activos con los que se trabaja. En la app el operario podrá responder a un check-list asociado previamente configurado en el backoffice. Los datos son recogidos en tiempo real en el centro de control y, opcionalmente, se generan y envían informes automáticos por correo electrónico a las personas interesadas. La app de campo de CHECKINGplan asegura la ejecución in situ de las visitas de inspección mediante la trazabilidad GPS.

Gestión de adecuaciones

Gestión de adecuaciones, toma de decisiones sobre activos

CHECKINGplan gestiona mantenimientos y reformas edilicias conforme a las normativas existentes controlando su ejecución eficaz con los operadores más apropiados en cada momento y facilitando el acceso a la documentación legal.

La plataforma organiza y controla la documentación, los pliegos de ofertas y  los listados de proveedores. Entre las funciones de gestión destacan:

  • icon-timer-whiteCreated with Sketch. Registro y seguimiento de la actuaciones
  • icon-documentationCreated with Sketch. Actualización de activos y documentación asociada
  • icon-request-toolCreated with Sketch. Herramientas de solicitud y comparación de presupuestos
  • icon-lavanderia-transporte-WCreated with Sketch. Emisión de pedidos
  • icon-priority-whiteCreated with Sketch. Control y priorización de actuaciones
  • icon-cost-controlCreated with Sketch. Control de costes y facturación
Mantenimientos preventivos
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Mantenimientos preventivos, ocupación y correctivo y seguridad

CHECKINGplan gestiona y configura los diferentes servicios de mantenimiento definiendo su gestión según el tipo de tarea: preventiva y correctiva, partes planificados y pendientes, estándar o urgente y de inspección o verificación.

  • icon-preventCreated with Sketch. Estas tareas cuentan con checks-list asociados para el seguimiento de calidad y KPIs, registro de ubicaciones e inventarios de activos, asignando observaciones, clasificaciones, fotografías, firmas de documentos y asignando tareas para llevar a cabo una actuación concreta.
  • icon-timerCreated with Sketch. Cada tarea dispone de planificaciones y frecuencias diferentes en función de zonas, periodicidad del mantenimiento, protocolos de trabajo, duración, etc. Complementariamente, define los diferentes estados de ejecución de las tareas: planificada, ejecutada, cancelada, etc.
  • icon-proofCreated with Sketch. En el cuadrante de planificación se pueden monitorizar todas las tareas planificadas, su fecha y el estado de ejecución. En la ficha de actividad se pueden ver diferentes protocolos o tareas a realizar, cuestionarios de calidad, valoración o revisión de puntos asociados. Los servicios dentro del cuadrante indicarán el estado del servicio.
INTELIGENCIA DE NEGOCIO
Informes y monitorización

Informes y monitorización, cubos Olap, dashboards

CHECKINGplan, a través del módulo Bussines Intelligence ReporTec y ReporTec/ WEB suministra información procesada para la evaluación de resultados y la toma de decisiones. La plataforma permite examinar múltiples informes y consultar la información en tiempo real. El módulo elabora los informes 100% personalizados según requerimientos del cliente y de empresas externas. La plataforma permite el envío de informes de forma automática con la periodicidad deseada y a los responsables que se determine.

CHECKINGplan® es la solución que está buscando

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