Gestión documental
Módulos y componentes Gestión documental Control de la documentación y repositorio de archivos CHECKINGplan permite adjuntar
Módulos y componentes
Reserva de espacios
Monitorización y control desatendido de sitios y espacios
El módulo de gestión de espacios de CHECKINGplan ofrece funcionalidades específicas para la gestión de salas y de puestos de trabajo. Un entorno de monitorización activa y sincronizado en tiempo real, que releva todos los datos relativos a las actividades, entre ellas fecha, horarios, personal, tiempos de reserva, etcétera.
Sincronización bidireccional
El flujo de sincronización es bidireccional, es decir, en CHECKINGplan como motor de control de reservas cada vez que realiza una reserva o la modifica se sincroniza en tiempo real el calendario de reuniones del usuario Office, CHECKINGplan y la interfaz de la App.
RESERVA DE SALAS
El sistema simplificado de reserva de salas y espacios de trabajo registra fecha y hora de inicio y finalización de la reserva, sala o lugar, recursos técnicos o personal requerido, tareas previas y posteriores de acondicionamiento, etcétera. Hay tres maneras diferentes de hacer una reserva de salas en CHECKINGplan: desde Office, desde la app del terminal de zona y desde un entorno web.
Funciones destacadas
Visualización de la agenda
Convocatorias a reunión y avisos
Afluencia y cupos disponibles
Incidencias y tareas bajo demanda
Conexión Online / Offline
Fichaje y control horario
Accesibilidad
Señales luminosas, sonoras
Smartdevices específicas como los controles de acceso ofrecen opciones adicionales
55 módulos accesorios
Interfaz para gestión de espacios
El display instalado en el acceso a cada sala monitoriza la actividad programada facilitando la interacción directa y la reserva in situ. Adicionalmente ofrece el control de tareas con listados de comprobación o Checklists asociados a tareas de mantenimiento o el control de presencia con fichajes Check-in /Check-out en cada sala.
El cuadro superior derecho indica el estado de ocupación de esa ubicación a la que ha sido asignado.
El cuadro central muestra datos de la reunión en curso y ofrece el botón de acceso al menú de usuario.
El margen derecho muestra derecho indica el estado un listado con segmentos horarios ocupados y acceso directo a la reserva de espacios disponibles.
Monitorización
El display monitoriza la actividad programada, si el espacio no se encuentra reservado indicará la disponibilidad de uso, así mismo si no se identifica confirmando la actividad dentro de la App en un tiempo determinado la sala se libera automáticamente.
Reserva inteligente
La plataforma indica de manera predeterminada los lugares a reservar en relación a las los lugares ya ocupados, estableciendo por “default” la reserva de salas o espacios en zonas o plantas también ocupadas en esa jornada, franja horaria, etc. Concentra así zonas de tránsito que optimizan tareas de mantenimiento, adecuación, etc. Se pueden crear sitios predeterminados de reserva con el objeto de asignar espacios concentrando la explotación de cada lugar según otros criterios.
Buscador de reservas
Un potente buscador opera mediante filtros tan detallados como se requiera que pueden incluir todas las particularidades necesarias, desde características espaciales como ventanas, tipos de acceso, recursos, equipamiento técnico, ubicación geográfica, planta, etc.
Convocatorias y avisos
Adicionalmente la interfaz facilita generar una convocatoria, la que será enviada a los invitados a la reunión vía correo electrónico, SMS y registros iCAL personalizados.
Monitorización de afluencia
La monitorización de afluencia con dispositivos contadores de personas permite preestablecer cantidades de tráfico estimativas con el fin de automatizar demandas de tareas o la liberación de espacios por inactividad. Conocer la saturación de afluencia permite estimar momentos oportunos para según qué tipos de actividad desee desarrollar.
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