CHECKINGplan®

Gestión de tareas

Control de actividades y servicios en tiempo real

CHECKINGplan® es un plataforma para la gestión, planificación, asignación y monitorización de los servicios generales en el sector del Facility Services y Facility Management. El software registra todos los servicios con su planificación, frecuencias y características, la trazabilidad de estos y de cada estancia mediante el registro (en la nube) de los partes de trabajo de la forma más automática y desasistida posible, así como la elaboración de cuestionarios de calidad, seguimiento y revisión in-situ.

100% parametrizable

La plataforma contempla grandes ventajas de parametrización por parte del usuario o administración para conseguir una mayor adaptación a cada caso concreto. La filosofía general de CHECKINGplan® gira alrededor de sus tres módulos principales que se corresponden con los tres escenarios de trabajo posibles.
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Entornos operativos para métodos de optimización por ciclos

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Backoffice

El backoffice o módulo central donde los gestores técnicos configuran todas las opciones de la aplicación, el mantenimiento de los maestros de datos, la estructuración de áreas y zonas, la planificación y diseño de las tareas o servicios, la gestión de incidencias, el diseño de informes, la configuración de cuestionarios y KPIs, así como la gestión del personal, su asignación y fichajes o el seguimiento y la trazabilidad de los servicios, entre otros.

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Field solutions

Son el conjunto de apps, smartdevices y sensores IoT integrados en CHEKINGplan para que los trabajadores puedan interactuar in situ o remotamente. Existen al menos dos tipos de apps de movilidad, las que están instaladas en elementos portátiles que lleva el usuario y las que se encuentran ubicadas en puntos fijos de control (pantallas, antenas, sensores o scanners de documentos).

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Entorno de monitorización

Es el módulo de visualización y ordenado de datos que está basado en la herramienta de Business Intelligence ReporTec Web, y que está dirigido fundamentalmente a supervisores, gerentes y personal ejecutivo. Permite las siguientes funciones:

  • La explotación de datos por parte del cliente (cuadro de mandos, gráficas, consulta de informes y cubos Olap previamente configurados).
  • El intercambio de ficheros y su auditoría de acceso mediante un repositorio o buzón de documentos.
  • La automatización de generación y envío de informes periódicos, suprimiendo elaboraciones manuales. 
  • El alta de los trabajos de demanda y las incidencias relacionadas con el servicio y con el personal, por parte de los supervisores de zona.

EL LEAN EN LOS CICLOS OPERATIVOS

Un proceso estructurado como Planificación/Ejecución/Análisis (PEA), el ciclo se basa en tres ámbitos que sincronizan información en tiempo real y en simultáneo para tener comprensión inmediata de necesidades y resultados.

Centrados en la optimización

Entornos completamente configurables e idóneos para implementar métodos de gestión eficaces como el Lean o el Agile, optimizando procedimientos y recursos, reduciendo costes y potenciando los servicios que aportan valor.

Las implementación correcta en cada uno de estos entornos es responsable de generar la “Optimización por ciclos”, lo que convierte a CHECKINGplan en una plataforma de gestión global.

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Planificación de los servicios

Denominamos ‘tarea’ al protocolo que organiza un conjunto de actuaciones o intervenciones que se estipulan dentro de un servicio. Las actividades de los operarios y los recursos requeridos se pre-establecen según tipo de sitio, de tarea o de servicio y se gestionan en un entorno de seguimiento llamado Cuadro de servicio desde donde, en tiempo real, se monitoriza la ejecución, el personal u oficio responsable, recursos asignados y demás datos relevantes.

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Gestión de tareas recurrentes, automatizadas, bajo demanda e incidencias

CHECKINGplan permite configurar tantas tareas como existan en un contrato o sean susceptibles de gestión y se relacionan a uno o varios oficios responsables de su atención. Estas tareas estipuladas, sean o no requeridas fuera de su planificación habitual, se clasifican en:

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TAREAS RECURRENTES

Desde el BackOffice se gestionan y configuran las tareas periódicas de un servicio indicando el momento en el que se realizan (entre semana, festivos, días de la semana, turnos, etc), cotejando el calendario laboral configurado.

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TAREAS BAJO DEMANDA

Tareas requeridas fuera de planificación que pueden o no tener también una atención periódica asignada.

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TAREAS DE DEMANDA AUTOMATIZADA

Solicitadas mediante dispositivos de monitorización tiempo real (contadores de personas, sensores de datos ambientales, previsión climática) que optimizan la asignación de recursos a las tareas de forma mucho más efectiva.

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INCIDENCIAS

Son comunicaciones que dejan constancia de una deficiencia y requieren de intervención para la resolución de un problema determinado y se asocian etiquetas de prioridad Alta - Media - Baja.

La premisa general de CHECKINGplan es registrar la información en el momento y lugar en la que se genera, lo que lleva a la plataforma a integrarse con diferentes dispositivos de movilidad y sensores IoT, homologando un amplio abanico de smartdevices que permiten una actuación y monitorización inmediata y en tiempo real.

Muestra de ello es la integración al GPS móvil de la app de campo de CHECKINGplan y el mapeo por anclajes de zona (antenas RFID/ WiFI, beacons, etc) en el interior de edificios. La plataforma también puede medir la frecuencias de tránsito en puntos concretos para determinar qué áreas tienen mayor tráfico y a qué hora del día mediante cámaras de conteo de personas por AI y WIFI counting.

Estos métodos facilitan la asignación de tareas por ubicación, la medición de tiempos de desplazamiento y la optimización de recorridos y la planificación y protocolo para tareas recurrentes, bajo demanda o sensorizadas.

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