Workplace Management, gestión y reserva de espacios laborales

CHECKINGplan®

Workplace Management, gestión y reserva de espacios laborales

El módulo Workplace Management para la gestión de espacios de CheckingPlan administra el uso de escritorios, salas de reuniones y espacios laborales de uso compartido; integrando turnos, calendarios y demás esquemas de trabajo basados ​​en actividades.

En combinación con registro de presencia y el control de accesos se asigna automáticamente el puesto de trabajo.

Cómo funciona
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Funcionalidades destacadas

Funcionalidades
Parametrización y gestión de reservas

Parametrización y gestión de reservas

SMART BOOKING

Se habilitan gradualmente los espacios por zonas en relación a las reservas estableciendo puestos y salas “predeterminadas” para optimizar consumos energéticos y de mantenimiento y concentrando zonas de tránsito.

ASIGNACIÓN POR IDENTIFICACIÓN

Integrado con el control de accesos o registro de presencia se asignan sitios automáticamente según la identificación del empleado.

Reserva a medida automatizada reconociendo el departamento al que pertenece y notificándose en pantalla la ubicación del espacio y tiempo asignado según su turno. Integración con calendario de días festivos.

AFORO Y ROTACIÓN DEL PERSONAL

Asignación de cupos máximos de reserva con fórmulas para la asignación de puestos que garanticen la rotación del personal con determinado tiempo de frecuencia e intervalos para la reserva de cada espacio.

Gestión de reservas en zonas de usos comunes

Gestión de reservas en zonas de usos comunes

CheckingPlan gestiona las solicitudes de reserva de salas de reuniones y de usos múltiples. La plataforma puede monitorizar el aforo en las salas y registrar la presencia de personal necesario para tareas de atención o acondicionamiento, etc.

Si el espacio se encuentra reservado y el empleado no se identifica confirmando su
presencia en un tiempo preestablecido la sala se libera automáticamente.

Gestión de reservas en zonas de usos comunes
Interface de reservas, entorno y filtros de búsqueda

Interface de reservas, entorno y filtros de búsqueda

A través del portal de empleados, el usuario accede al entorno de reservas de espacios con todas las ventajas que supone un entorno seguro.

 

Para una gestión ágil, la interfaz es accesible desde cualquier dispositivo conectado a Internet

La reserva desde smart devices in situ permite funcionalidades adicionales como el registro de presencia (registro con PIN, huella digital o sistemas contactless con tarjetas RFID), la administración de las reservas y el control de accesos en tiempo real. Las pantallas pueden mostrar uno o más espacios, niveles de ocupación y reservas inmediatas.

VISOR GRÁFICO O LISTADO DE ESTANCIAS

Puede optar entre elegir su puesto de trabajo o sala de un listado con orden por categorías o dentro de un plano cartográfico que visualiza cada ubicación.

 

 

Los resultados se muestran en un plano de planta indicando el estado de ocupación de cada puesto, despacho o sala.

Filtros de búsqueda según características espaciales como tamaño, ventanas, tipos y cantidad de accesos, luminosidad, etc. o de uso y funcionalidad equipamiento técnico, etc.

AVISOS DE RESERVAS
Al finalizar una reserva, esta es notificada al usuario por email, informando de las características del espacio e indicando los protocolos específicos, el equipamiento técnico y otros recursos asignados.
REVISIONES Y VERIFICACIÓN
In situ, y opcionalmente, se responden Check-list asociados para la verificación de disponibilidad de activos, seguridad, PRLs, encuestas operativas, etc.
Gestión y trazabilidad de la reserva de espacios

Gestión y trazabilidad de la reserva de espacios

PARAMETRIZACIÓN AVANZADA

Organización en una estructura padre/hijo tan profunda como se necesite.
Zonas, áreas, sitios y según tipologías. Motor de flujo de datos multidireccional en tiempo real.

INTEGRACIÓN A TERCEROS

CheckingPlan como plataforma polivalente tiene amplios desarrollos orientados al
middleware para integrarse a otras plataformas y software, desde firmwares a soluciones globales.

ESCALABILIDAD DE ACTIVOS

El entorno para la reserva de espacios es adaptable casi todo tipo de recursos,
activos y equipos como proyectores, vehículos, etc.

Monitorización e informes

Monitorización e informes

La plataforma permite el seguimiento de reservas y uso de espacios laborales desde el BackOffice con informes periódicos (diario, mensual, trimestral…) automáticos o bajo demanda para optimizar el uso de activos.

Trazabilidad en tiempo real de las reservas y seguimiento de la asistencia en cada espacio

Analítica de datos sobre el volumen de reservas (puesto o sala), tiempos y usuarios.

Detección de infracciones, por ausencia reiterada en espacios reservados.

Identificación de espacios ociosos para disponibilidad de nuevos usos

Segmentos horarios de reserva en relación a afluencias medias y aforos permitidos

Optimización de tareas de limpieza y mantenimientos

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